Importazione dei Clienti

Da Gestione Messaggi.

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Sappiamo tutti che l'inserimento dei clienti in un database o apposita anagrafica, può richiedere molto tempo, che potrebbe essere dedicato alle proprie strategie di marketing, pertanto Gestione Messaggi è stato munito di un'utile funzione per l'inserimento in blocco di numerosi utenti o clienti alla volta.


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L'applicazione permette infatti di importare elenchi di clienti con i propri dati, in due modi diversi, in base alle esigenze.

Importare i Clienti tramite file

Il metodo più diretto per importare i propri clienti, è l'uso di file di testo contenenti tutti i dati. Questo primo metodo è più indicato se si possiedono pochi Clienti, nell'ordine delle poche centinaia.


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Caricare i File per l'Importazione

L'importazione dei Clienti con il metodo dei file txt (con editor di testo) o csv (con foglio di calcolo) prevede di raccogliere dapprima i dati e di elencarli poi in un formato riconoscibile da Gestione Messaggi.


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dalla finestra che apparirà, si dovrà cliccare sul pulsante + posto al di sotto della lista e selezionare il file che si intende utilizzare.


Si dovrà inoltre specificare quale carattere (; | ,) è stato utilizzato per suddividere i vari dati; basterà aprire il file TXT o CSV all'interno di un normale editor di testo per sapere quale.


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Prima di completare l'importazione dei dati, si deve selezionare infine il Tipo di clienti che si stanno importando, ovvero Persona Fisica' o Azienda, tramite l'apposito menu a tendina.


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Completamento dell'Importazione

Quando sarà terminato il caricamento del file contenente i dati dei Clienti, comparirà la schermata di Anteprima, la quale mostrerà i dati completi del primo Cliente che sarà importato. Da notare come l'ordine nel quale i dati appaiono, sia lo stesso di come vengono inseriti tramite la normale procedura di aggiunta di un Cliente.



Esempio di dati di Persone Fisiche

Aggiunta degli Interessi

Prima di effettuare l'importazione finale dei Clienti, occorre selezionare un Interesse da assegnare.


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Regole per la Corretta Importazione

In Gestione Messaggi possiamo importare i nostri clienti tramite file in formato txt (Notepad, Wordpad per Windows o altri equivalenti) o csv (programmi di foglio elettronico come Excel o equivalenti), che devono contenere una riga per ogni cliente che si intende importare, composta dai dati anagrafici, di contatto. Per stabilire gli interessi dei Clienti importati, si dovrà agire tramite l'interfaccia di importazione.

NOTA: non è possibile importare file contenenti Clienti di entrambe le Tipologie.

Regole di Scrittura dei File di Testo

Importazione di Clienti di Tipo Persona Fisica

I dati da inserire nel file di testo per importare un Cliente di tipo Persona Fisica, sono i seguenti

Nome,Cognome,Data di Nascita,Sesso,Via,Regione,Provincia,Città,Cap,Numero di Cellulare,Telefono Fisso,Codice Fiscale,Sito Web,E-Mail

I dati vanno separati da uno solo a scelta fra i caratteri utilizzabili (; | ,) e contenuti su una sola riga per ogni Cliente.

Antonio,Giorgi,01/10/1954,M,Corso Imperatore 14,Lazio,Roma,Guidonia,00012,3391545236,06111444,ANTGRG54X01B112H,,giorgino@iol.it
Aldo,Capri,02/05/1966,M,V. Mare 3,Puglia,Lecce,Lecce,73100,352.54158725,0832548854,SVRCPT66G02U342K,www.aldo.it,al.capri@iol.it

Nell'esempio i dati sono stati inseriti in modo corretto, separati da un unico tipo di carattere (,) e raggruppati ogni 14 elementi, andando quindi a capo per separare i dati dei due Clienti. Inoltre, i dati sono nel giusto ordine.
E' importante ricordare che qualora non si conosca uno o più dati del cliente, si dovrà lasciare un carattere di separazione, in modo da avere in ogni caso, il numero di dati corretti: nell'esempio precedente, nella prima riga è stato inserito un carattere di separazione tra il dato del Codice Fiscale e la Email del Cliente.
Inoltre, per ridurre il rischio di errori nell'importazione, occorre evitare di utilizzare i caratteri di separazione (; | ,) all'interno del testo, come nel caso degli indirizzi con numero civico. Per quanto riguarda invece la Data di Nascita, è obbligatorio l'uso del /, come in esempio.

Importazione di Clienti di Tipo Azienza

Le regole per la scrittura dei file viste finora, valgono per entrambi i tipi di Cliente, cambia solo il numero e il tipo di dati da inserire, come nel caso dei Clienti di tipo Azienda:

Ragione Sociale,Data Inizio Attività,Partita IVA,Via,Regione,Provincia,Città,Cap,Numero di Cellulare,E-Mail

Regole per i Fogli di Calcolo dei CSV

Le regole da seguire nella composizione dei file di CSV sono identiche per quanto riguarda l'uso di editor di testo, mentre differiscono leggermente qualora si decida di utilizzare un'applicazione di Foglio di Calcolo.


Esempio di dati di Persone Fisiche


Esempio di dati di Aziende

Tutti i dati devono essere inseriti a partire dalla prima riga e colonna, come si può notare anche dall'esempio qui sopra; una volta inseriti tutti i dati, è possibile salvare il file in formato CSV, scegliendo come separatore uno dei tre caratteri riconosciuti da Gestione Messaggi (; | ,) nel momento in cui viene richiesto dall'applicazione del Foglio di Calcolo.


Importare i Clienti da Sito Web

Questo tipo di operazione è resa semplice dall'utilizzo di un apposito plugin gratuito che può essere installato sul proprio sito web, e permette il rapido aggiornamento dell'Archivio di Gestione Messaggi, così da aggiungere e aggiornare i dati di tutti i clienti, oltre ad importare quelli nuovi.


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Dopo avere selezionato l'Importazione da Sito Web, si utilizza il pulsante di aggiunta (1) per accedere alla finestra di inserimento del sito web da utilizzare per l'importazione dei clienti.
Una volta inserito l'Indirizzo del Sito Web (2), si deve indicare il tipo di CLiente che si sta importando (3) e per quali Interessi (4).
Infine basta confermare il tutto con il pulsante Aggiungi (5); facciamo notare come si possano aggiungere più siti web ripetendo la procedura dalla attivata dal pulsante di aggiunta (1), per cui si possono inserire più volte gli stessi siti, ad esempio per importare sia Persone Fisiche che Aziende da un solo sito web, o effettuare un'importazione per ogni Interesse esistente.


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Per eliminare un sito web dalla lista, basta invece cliccare sul pulsante di eliminazione (-).

Una volta stabiliti tutti i siti da utilizzare, si Avvia l'Importazione (6) dei Clienti e si può continuare il normale utilizzo di Gestione Messaggi.

Preparare il proprio Sito Web

Descrizione della procedura di installazione sul sito web, del plugin utilizzato per comunicare con Gestione Messaggi.




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